バックオフィスDXとは？重要性や期待できる効果、導入の流れ

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2024/01/16

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多くの企業でDX（デジタルトランスフォーメーション）化へ向けた取り組みが始まっています。そこでは、組織運営のサポートを担っているバックオフィス部門も例外ではありません。総務部門・経理部門・人事部門をはじめとした後方支援の仕事の中には、コア業務だけでなく定型業務も多く含まれます。DXによる改革で、バックオフィス機能も改善が求められている状況です。

こちらの記事では、バックオフィスDXに関する基礎知識から成功へ導くポイントまで、押さえておきたい情報をお伝えします。バックオフィス部門のご担当者様は、ぜひ参考にお読みください。

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・バックオフィスDXの意味と重要性

　・バックオフィスDXとは？

　・バックオフィスDXの重要性

・バックオフィスDXの効果

　・ヒューマンエラーの削減

　・コストの削減

　・生産性の向上

　・社員満足度の向上

　・業務の属人化の防止

・バックオフィスDXの進め方

　 ・Step1.業務の可視化

　・Step2.DX化する業務の選定

　・Step3.自社の業務に合うツールやサービスの導入

　・Step4.効果の検証

・バックオフィスDXでは電話業務の見直しを！

なぜ近年は企業のバックオフィス部門でDXによる改革が注目されているのでしょうか。初めに、バックオフィスDXに取り組むべき理由や背景に触れながら、取り組みの重要性を解説します。バックオフィス業務の現状を見直し、確認してみましょう。

そもそも「DX（デジタルトランスフォーメーション）」とは、デジタル技術を活用して既存のビジネスを変革し、優位性を確立する取り組みのことです。つまりバックオフィスDXとは、バックオフィスのデジタル化により業務を変革する取り組みを指します。バックオフィスDXでは、業務効率化やコスト削減、生産性向上などを目指します。これらの実現により、自社の優位性を確立することが重要視されているのです。

・バックオフィスは企業の中枢を担う部門のため
バックオフィスは企業の運営で中枢の機能を担っている部門です。経営において欠かせない業務であるにもかかわらず、労働力人口の減少の影響を受けて、人手不足が懸念されています。DXによってバックオフィス業務の工数が削減されれば、必要な人員の数を減らして、時代の変化に対応しやすくなると考えられています。

・働き方の変化に対応するため
バックオフィスをDX化すれば、テレワークのような新しい働き方を導入しやすくなります。近年ではテレワークを推進する動きが広まっているものの、依然として制度として導入できていない会社も少なくありません。その背景として、電話応対や押印といった出社が必須の業務の存在が挙げられます。DX化はこうしたバックオフィスの業務課題を解決へ導く方法として注目されています。

社内のバックオフィス部門でDXを推進すると、多くのメリットが期待できます。バックオフィスの機能は組織の運営に欠かせないからこそ、デジタル技術を活用した改革を検討しましょう。ここでは、バックオフィスDXの効果をご紹介します。

RPAなどのデジタルツールを利用して定型業務を自動化すると、ヒューマンエラーを防ぎやすくなります。バックオフィス業務の中にはデータ入力をはじめとした事務作業が少なくありません。ツールを活用すれば、入力作業のケアレスミスによるトラブルが大幅に低減します。自動化により業務効率が高まるのはもちろん、作業品質を標準化する効果も期待できるでしょう。

バックオフィスはルーティンワークが多いため、日常業務のDX化による効果が出やすい部門です。例えば、紙媒体を電子化してペーパーレスを推進すると、資料や帳票の印刷・郵送にかかる経費の削減や、書類の保管場所の省スペース化を実現できます。また、アナログな業務プロセスの効率化にともない残業時間が短縮されれば、人件費の削減にもつながります。

DXによる改革で時間内に処理できる業務量が増えると、組織の生産性向上が期待できます。これまで定型業務に割いていた人材のリソースをコア業務に充てることも可能です。利益に直結する業務により多くのコストを投入すれば、競争力の強化につながります。従来と同じリソースで、より大きな成果をあげられる可能性があります。

DX化は社内環境の整備に役立ち、多様な働き方の実現に寄与します。例えば、勤怠管理や経費精算などの業務へクラウドサービスを導入すれば、オンラインで自社の情報へアクセスできるようになり、バックオフィス部門の担当者も在宅勤務が可能となります。柔軟に働いて仕事とプライベートの両立を実現できるでしょう。社員満足度が向上し、優秀な人材を確保しやすくなります。

バックオフィス部門には、少人数で運用していることから特定の担当者のみが業務フローを把握し、属人化が懸念される業務が存在します。DXにより業務をシステムで一元管理すれば、仕事の進め方を統一できるため安心です。万が一、担当者の異動や転勤にともなう引き継ぎが発生するケースでも、仕事のクオリティを一定に保ちやすくなります。

バックオフィスDXを成功へ導くには、まず自社の目的を明確にした上で、段階的に施策を進めることが重要です。最後に、バックオフィスDXをスムーズに進めるために理解しておきたい、進め方のポイントをお伝えします。

初めに、バックオフィス部門の業務全体の洗い出しを実施して、現状の問題点を具体的に把握します。業務プロセスの中でDX化できる部分や、DX化の必要性を見極め、状況を整理しましょう。

続いて、DX化に取り組む業務の優先度を検討します。基本的には、DX化による効果が大きい業務から導入を進めます。例えば、電話応対業務が原因でテレワークを実施できないのが課題なら、課題に合わせて電話業務に特化したソリューションを選定しましょう。

自社の業務に適したソリューションを導入し、現場で運用を開始します。その際は、ツールやサービスを安定して運用ができるようになるまで、現場に負担が生じるのが注意点です。導入時は専門家と連携しながら、アドバイスやフォローを受けると良いでしょう。

導入後は効果測定を実施し、定期的な検証を行うことが大切です。導入したツールやサービスでDXの効果が出ているか、分析して確認しましょう。想定した効果が出ていない場合は、課題を特定して再度施策に取り組み、改善を繰り返します。

ここまで、バックオフィスDXの重要性や効果、進め方をお伝えしました。バックオフィス部門で重要な業務の一つに、取引先からの電話の取り次ぎや、問い合わせ対応が挙げられます。従来は出社が必須とされていた電話応対ですが、近年では専用システムの導入によりDX化が可能となりました。バックオフィスDXでは、ぜひ電話取り次ぎをDX化する「とりつぎ君」をお役立てください。

電話取り次ぎDXソリューション「とりつぎ君」は、AIとボイスボットを組み合わせることで、代表電話の取り次ぎ業務を完全自動化します。部署への取り次ぎはもちろん、個人への取り次ぎも可能です。バックオフィス部門の業務効率化へ向けて、ぜひご検討ください。

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