電話転送とは？キャリアの提供プランと効率化を実現するDHKのサービス

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2024/01/16

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オフィスの電話業務の効率化に関して、お悩みを抱えているご担当者様が少なくありません。電話対応の中でもよくある課題として挙げられるのが、社員が不在のため会社宛ての電話に出られないケースです。特に近年では、外出の多い営業部門に限らず、テレワーク中の社員に関しても同様の問題が発生しています。この場合、折り返しの手間が増えたり、対応が遅れたりと、業務効率の低下にもつながります。

こうした課題の解消方法として、電話転送を導入するのが有効です。かかってきた電話を別の電話番号に転送することで、スムーズな電話業務を実現します。転送先には、別の固定電話のほか、スマートフォン（携帯電話）も設定できます。営業パーソンが外出先から電話に出たり、テレワークで社外から電話対応を行ったりする場面で活用できる、便利な仕組みです。

本記事では、そんな電話転送でオフィスの電話業務を効率化する方法を解説します。おすすめのサービスもご紹介するため、ぜひ参考にしてみてください。

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・かかってきた電話を転送するには？

　・フリーダイヤルやナビダイヤルⓇを利用して転送する場合

　・固定電話の番号を利用して転送する場合

・電話転送の活用場面

　・社員が出払って電話に出られない場面

　・リモートワークを行う場面

　・社員が海外出張をする場面

・電話転送の種類

　・自動転送

　・応答後転送

・主要キャリアの固定電話向け電話転送サービス

　・ボイスワープ

　・着信転送

　・多機能転送サービス

・主要キャリアの携帯電話向け電話転送サービス

　・転送でんわサービス

　・着信転送サービス

　・転送電話

・DHKが提供するサービスは電話転送を効率化する

　・用件振分・情報案内

　・導入時は通信キャリアの電話転送サービスを利用する

・電話転送サービスを活用してオフィスの電話対応を効率化！

オフィスにかかってきた電話を転送する方法には、電話サービスを利用して転送する方法と、固定電話の番号を利用して転送する方法があります。

電話サービスの主な例として挙げられるのは、「フリーダイヤル」や「ナビダイヤルⓇ」などです。フリーダイヤルとは、「0120」から始まるNTTコミュニケーションズの電話サービスで、着信者が通話料金を負担します。一方、ナビダイヤルⓇとは「0570」から始まるNTTコミュニケーションズの電話サービスで、発信者が通話料金を負担するのが特徴です。

初めに、かかってきた電話の転送方法をそれぞれ確認してみましょう。

「フリーダイヤル」や「ナビダイヤルⓇ」などの電話サービスを利用する場合は、追加で電話転送サービスに申し込む必要はありません。これらの電話サービスを導入すると、共通の電話番号を通じて、全国各地の拠点で電話を受け付けられるようになります。その際は、「0120」や「0570」から始まる希望の電話番号を設定することで、その番号から電話転送が可能となります。全国に複数の支店を有する企業や、大規模なコールセンターなどに適した電話サービスだといえるでしょう。なお、これらの電話サービスと契約できるのは固定電話番号に限ります。携帯電話番号では契約できないのが注意点です。

固定電話番号から電話転送を行うには、通信キャリアが提供する電話転送サービスに申し込むことで転送が可能となります。ご利用中の通信キャリアが提供する電話転送サービスをご検討ください。固定電話からの転送では、自社の電話番号（0ABJ番号）を変更せずに転送できるようになるのがメリットです。0ABJ番号とは、従来の固定電話の番号を指します。たとえば、東京23区の場合は市外局番「03」から始まる、10桁の番号のことです。既存の電話番号をそのまま使えるため、企業の代表番号などを引き継いで、変更にともない生じる負担を軽減できます。

電話転送は、具体的にどんなビジネスの場面で活用できるのでしょうか。導入によって現状の電話業務の課題が解決されて、業務効率を向上できる可能性があります。ここでは、電話転送の便利な活用場面をご紹介します。

オフィスにいる社員が出払って誰も固定電話に出られないときは、外出中の社員の携帯電話に転送すると、大切な着信を逃してしまう心配がありません。社外で行われる研修やイベントなどのさまざまな場面で、電話転送が役立ちます。会社にかかってきた電話に出先でも出られるようになると、電話番のために社内に待機する必要がなくなり、業務を柔軟にこなしやすくなるでしょう。

リモートワーク（テレワーク）を実施している企業では、担当者がオフィスに出社していないケースが多くなります。そこで、出社していない社員の携帯電話に固定電話から転送できるようになると、リモートワーク環境でもスムーズに業務を進めやすくなるでしょう。担当者の不在により業務が滞るのを防ぎやすくなります。また、電話対応のためだけに担当者を出社させる負担を減らすことにもつながります。

社用スマホを保有している社員が、海外出張などで長期間にわたり国内を離れる場合があります。時差がある環境では、顧客からの電話へすぐに出られずに、対応が難しいこともあるでしょう。このように海外で電話を受けるのが難しいケースでは、携帯電話への着信をオフィスに転送すると安心です。海外にいる社員の負担を軽減して、重要な電話へ社内で速やかに対応できるようになります。

電話転送には、「外線転送」と「内線転送」の2種類があります。外線転送とは、着信を別の固定電話やスマートフォンなどの外線へ転送することです。一方、内線転送とは着信を手動で社内の内線番号へ転送することを指します。一般的に、電話転送といえば外線転送を指すケースが多いといえるでしょう。

外線転送は、さらに「自動転送」と「応答後転送」の種類に分けられます。ここでは、電話転送の中でも外線転送の種類をそれぞれ解説します。

自動転送とは、着信をあらかじめ設定した電話番号へ自動的に転送することです。自動転送は、「無条件転送」と「無応答転送」の2種類に分けられます。

無条件転送では、着信した電話がすべて転送されます。その際、着信先への呼び出しは行われずに、直接転送されます。それに対して、無応答転送では着信した電話に出られなかった場合にのみ転送される点が大きな違いです。着信先への呼び出しが行われるため、着信音が鳴っている間であれば、電話に出ることもできます。

電話が転送された場合、発信者から転送元までの通信費は、通常の通話と同様に発信者が負担します。ただし、電話転送サービスの利用者は、転送元から転送先までの転送料金を負担することになる点を押さえておきましょう。

応答後転送とは、着信後に相手との通話を行い、担当者が任意に電話を転送することです。かかってきた電話を一旦受けた上で、必要に応じて別の担当者へ転送します。

応答後転送を行うには、担当者が手作業で転送先を設定する必要があります。そのため、担当者が電話に出られなければ、転送できません。発信者側の用件を伺ってから適切な担当者へ転送できる点はメリットですが、転送作業にやや手間がかかる点はデメリットだといえるでしょう。

ここでは、主要キャリアが提供する固定電話向けの電話転送サービスをご紹介します。自社のビジネスに導入する電話転送サービスを検討されるご担当者様は、複数社を比較した上でお選びください。

「ボイスワープ」は、NTTが提供する固定電話向け電話転送サービスです。転送機能では、事前に設定した電話番号への転送を行います。転送方法は、呼び出しを行わずに自動で転送する「無条件転送」や、呼び出しに応答がない場合のみ転送する「無応答転送」から、目的に応じて選択できます。オフィスに社員が不在の場合も転送できるため、大切なビジネスチャンスを逃しません。また、転送の開始・停止や転送先などの各種設定は、外出先からいつでも変更可能です。プッシュ操作による簡単な設定方法で対応できるため、電話転送を柔軟に運用しやすいでしょう。

【参考】
https://www.isdn-info.co.jp/sp/voice/
https://www.ntt-west.co.jp/denwa/voicewp/

「着信転送」は、au（KDDI）が提供する固定電話向け電話転送サービスです。事前に設定した電話番号宛てに電話転送が可能です。転送方法は「無条件転送」「スケジュール転送」「話中転送」の3種類から選べます。無条件転送では、呼び出しせずに自動で転送を行います。スケジュール転送では、事前に設定した期間中、呼び出しせずに自動で転送を行うのが特徴です。転送期間は、月日・曜日・時間などの詳細な条件で指定できるので、決まったタイミングでオフィスを離れる場合に役立ちます。話中転送では、契約回線が通話中であった場合、事前に設定した携帯電話などに転送を行います。

【参考】
https://www.au.com/internet/service/auhikari/phone/option/forwarding/

「多機能転送サービス」は、ソフトバンクが提供する固定電話向け電話転送サービスです。事前に設定した電話番号へ転送し、契約回線やリモートコントロールを通じて、転送開始・停止・設定変更などの操作を行います。転送方法には、「無条件転送」「無応答転送」「話中時転送」「応答後転送」といった種類があります。無条件転送では呼び出しを行わずに転送し、無応答転送では呼び出し後に応答がなければ転送するのが特徴です。話中時転送では、ISDN回線の使用中で電話に出られない場合に電話転送を行います。応答後転送は、一旦電話を受けた上で、手動にて電話転送を行います。
【参考】
https://www.softbank.jp/biz/voice/otoku/option/gaiyou16/
https://www.softbank.jp/biz/set/data/otoku/pdf/guide_forward.pdf

ここまで、主要キャリアの固定回線向け電話転送サービスをご紹介しました。導入するサービスを選ぶ際は、自社がすでに使用している固定回線のキャリアを基準に検討する方法もあります。既存の環境も考慮しながらサービスを選択するようおすすめします。

続いて、主要キャリアが提供する携帯電話向けの電話転送サービスをご紹介します。サービスを活用すると、社員に貸与したスマートフォンからも電話転送が可能となります。テレワークを含む多様な働き方でもご活用ください。

「転送でんわサービス」は、NTTドコモが提供する携帯電話向けの転送サービスです。社用スマホなどの携帯電話への着信を、事前に指定した固定電話や他の携帯電話へ転送できます。地下をはじめとした電波が届かない場所にいる場合や、携帯電話の電源を切っている場合でも、大切な着信を逃さずに転送可能です。さらには、国際着信転送サービスに別途申し込むことで海外の電話への転送にも対応できるため、海外出張などのビジネスシーンにも適しています。暗証番号を使ってログインすれば、他の電話機から設定変更も可能で、一般電話・NTT公衆電話・NTTドコモの携帯電話などから遠隔操作を行えるようになります。

【参考】
https://www.docomo.ne.jp/service/transfer/

「着信転送サービス」は、au（KDDI）が提供する携帯電話向けの転送サービスです。転送方法は「フル転送」「無応答転送」「話中転送」などから選択できます。フル転送は、携帯電話に着信があった場合に呼び出しを行わず、自動で転送する設定です。無応答転送では電話に出られない場合に転送を行い、話中転送では通話中の場合に転送を行います。転送サービスが開始されていても、着信音が鳴っている最中であれば、電話に出ることが可能です。なお、ほかの電話機からの遠隔による設定変更は、転送サービスを停止する操作のみ対応しています。

【参考】
https://www.au.com/mobile/service/tensou/

「転送電話」は、ソフトバンクが提供する携帯電話向けの転送サービスです。携帯電話への着信を、事前に指定した携帯電話・一般加入電話・PHSなどへ転送します。転送設定はインターネット上で行うか、スマートフォンの端末上で行うことが可能です。転送方法には、「呼び出しあり」と「呼び出しなし」の種類があります。呼び出しありのパターンでは、携帯電話に着信して電話番号が通知された上で、電話に出られない場合に転送が行われます。呼び出しなしのパターンでは、携帯電話への着信や通知は行われず、電話が直接転送される点が違いです。圏外や電源が切れているケースでは、直接転送となります。

【参考】
https://www.softbank.jp/mobile/service/call-3g/
https://www.softbank.jp/support/faq/view/10112
https://www.softbank.jp/support/faq/view/10111

電話放送局（DHK）では、電話業務の改善に役立つ多彩なサービスを提供しています。電話転送とIVR（Interactive Voice Response）を組み合わせることで、さらなる効率化を実現します。IVRとは自動音声応答のことで、音声ガイダンスによる案内で業務を自動化できるのが強みです。ここでは、DHKが提供する電話転送×IVRのサービスの特長をご紹介します。

DHKが提供する「とりつぎ君」は、企業の固定電話への着信を担当者へ自動で転送するサービスです。IVRが音声ガイダンスによる案内で取り次ぎする仕組みによって、顧客の用件や属性に応じた振り分けを実現します。着信が入ると、まず「〇〇の方は1を、△△の方は2を押してください」といったメッセージで用件を確認し、顧客がプッシュ操作を行うと、事前に登録した転送先へ接続します。会社番号への着信を、複数の転送先へ振り分けることが可能です。

さらには、発信者番号や顧客が入力した会員番号などに基づいて、音声ガイダンスの内容を変える設定にも対応しています。たとえば、電話番号から保守契約者を判別したり、製品の型番によって担当者を変えたりする運用ができます。代表番号へ寄せられる多数の問い合わせを振り分けて、顧客別に適切な情報を案内できるでしょう。サービスを活用することで電話業務の効率化や、自動化による人件費のコスト削減につながるのが大きなメリットです。

DHKの「とりつぎ君」は、複数の通信キャリアに対応しているサービスです。ご利用中の通信キャリアに対応可能な電話回線でご提案できるため、安心してお申し込みください。その際は、NTTが固定電話向けに提供する「ボイスワープ」などの電話転送サービスと組み合わせることも可能です。その場合、電話転送でDHKセンターの「とりつぎ君」へ接続し、貴社へ転送する手順となります。

「とりつぎ君」は、「0120」や「0570」の電話番号での受付にも対応可能です。外線転送で使用する回線とIVRで使用する回線が同一の通信キャリアである場合は、外線転送時に通話料が発生しない可能性もございます。電話転送サービスとの組み合わせについて詳しくは、お気軽にDHKまでお問い合わせください。

ここまで、ビジネスシーンで活用される電話転送の基礎知識や、主要キャリアが提供する代表的な電話転送サービスをご紹介しました。電話転送サービスの導入により、電話業務の効率化や自動化を推進できる可能性があります。さらに、DHKの「とりつぎ君」と組み合わせることで、顧客の用件や属性による振り分けが可能となります。複数の通信キャリアに対応しており、現在ご利用中の環境で導入していただけるのが魅力です。電話転送をさらに便利に活用するために、ぜひ「とりつぎ君」をご検討ください。

とりつぎ君

本資料では、代表電話の基礎知識、課題と解決手段、DX実現方法を整理しております。
貴社の実情に適した、代表電話業務の改善施策を前進させるポイントを確認できます。

【本資料は、下記の関心をお持ちの方におすすめです】
・電話の受けて、かけ手、経営、社会背景それぞれの視点で課題を確認したい
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